Ansvarsuppgifter för styrelse och kårfunktionärer i S:t Olofs Scoutkår

Kårstämman

Kårens högsta beslutande organ är kårstämman (KST) och bestämmelser för den återfinns i stadgarna.

På kårstämman väljs en kårstyrelse (KS), vars uppgift är att verkställa de beslut som KST har fattat bl a att se till att verksamhetsplanen genomförs.

Kårstyrelsens sammansättning framgår av stadgarna.

Kårstyrelsen

Kårstyrelsen bär ett gemensamt ansvar för hela verksamheten.

Kårstyrelsen har till uppgift:

• att organisera, leda och utveckla scoutarbetet inom kåren,
• att förvalta av kåren ägd lös och fast egendom,
• att ge avdelningarna den service de behöver för att kunna erbjuda bra scouting,
• att stimulera till utveckling av verksamheten,
• att svara för att kårens ledare och funktionärer ges tillfälle till utbildning och utveckling i enlighet med kårens önskemål och behov.
• Hela kårstyrelsen är en s k arbetande styrelse.

Det är viktigt att samtliga i god tid anmäler eventuell frånvaro, så att styrelsen är beslutsför vid varje möte.

Styrelsen bör inom sig utse en eller flera personer för de olika uppgifterna som t ex ekonomi, utbildning, program- och arrangemangsverksamhet, medlemsutveckling mm. Det är styrelsen som skall diskutera och tillsammans med ledarna genomföra verksamheten efter kårens och KSTs önskemål. Ett förslag till handlingsplan (verksamhetsplan) föreslås av styrelsen och läggs fram för beslut på kårstämman (KST).

Styrelsen bör ständigt förvissa sig om att verksamheten inom kåren utvecklas kvalitativt och kvantitativt. Styrelsens organisation och arbetssätt skall anpassas för att tillgodose detta behov. Styrelsen skall ta vara på personella och ekonomiska resurser på bästa sätt.

För att kårstyrelsen skall kunna fullfölja sin uppgift krävs en god kontakt mellan styrelsen och ledare, funktionärer och övriga medlemmar. Det är viktigt att ledarna känner att styrelsen är ett gemensamt organ för samarbete och samverkan.

En god anda och ett gott samarbete inom styrelsen är ett villkor för att den skall kunna fylla sin uppgift att stimulera och aktivera arbetet inom kåren. Att skapa trivsel och arbetsglädje i kåren är allas ansvar.

Kårordförandens och vice kårordförandens arbetsuppgifter

• Att övervaka att scoutarbetet inom kårens följer Scouternas mål och riktlinjer.
• Att hålla sig informerad om distrikts- och regionsarbetet.

Kårordförandens arbetsuppgifter

• Att leda styrelsearbetet.
• Att representera kåren.
• Att övervaka och ansvara för att beslutad budget följs.
• Att tillsammans med kårkassören teckna kårens firma.
• Att tillsammans med kårsekreteraren bevaka att fattade beslut verkställs.
• Att tillsammans med kårsekreteraren upprätta förslag till verksamhetsberättelse.

Vice kårordförandens arbetsuppgifter

• Att tillsammans med valberedningens ordförande lägga upp riktlinjer för årets valberedningsarbete.
• Att hålla sig underrättad om valberedningens arbete innan KST.
• Att se till att valberedningen har beskrivningar för kårstyrelsens och kårfunktionärers respektive ansvarsområde.
• Att se till att kårens samtliga medlemmar kallas till kårstämman enligt stadgarna.
• Att se till att styrelsen upprättar förslag till verksamhetsplan utifrån kårens önskemål vid kårmöten/ledarsamlingar.
• Att planera och så tidigt som möjligt meddela styrelsens och ev arbetsgruppers sammanträdesdagar för verksamhetsåret.
• Att tillsammans med styrelsen upprätta förteckning över kårens önskemål f v b till distriktet.
• Att tillsammans med valberedningens ordförande lägga upp riktlinjer för årets Kårsekreterarens arbetsuppgifter

Kårsekreterarens arbetsuppgifter

• Att föra protokoll vid kårstyrelsens möten, kårstämmor och kårmöten/ledarsamlingar.
• Att maila ut protokoll till de som anmält intresse.
• Att se till att protokoll justeras i tid och dessa skannas in i Dropbox.
• Att tillsammans med ordförandegruppen bevaka att fattade beslut verkställs.
• Att arkivera kårstyrelsens handlingar.
• Att utfärda kallelser till styrelsemöten, KST och övriga arrangemang som styrelsen bjuder in till.

Kårkassörens arbetsuppgifter

• Att förvalta kårens pengar samt att redogöra för det ekonomiska läget på styrelsemöten, kårstämma och kårmöten.
• Att lägga upp kontoplan och göra likviditetsbudget samt system för bevakning av fordringar och betalning av fakturor i rätt tid.
• Att kvartalsrapport (ev löpande rapport) och årsbokslut presenteras för styrelsen.
• Att förslag till budget upprättas tillsammans med ordförandegruppen (ev endast med vice kårordförande).
• Att vara revisorerna behjälpliga ifall de har frågor i samband med deras kontroll av verifikationer och förvaltningen i övrigt inför den ekonomiska kårstämman.
• Att bokslutshandlingar läggs fram till ekonomiska KST.
• Att kontakta medlemmar som ej betalat sin medlemsavgift.

Val av bank och ev annan placering av kapital skall vara godkänd av styrelsen.

Kårens medel skall vara placerade med bästa möjliga räntesats. En buffert för Att klara löpande utgifter bör finnas.

Styrelsen utser i början av varje år minst en person, som utöver kassören, var för sig får förfoga över kårens konton. Gemensamt för varje enskild faktura över 20.000,- kr.

Bokföringen är upplagd på dator, där dagliga transaktioner noteras. Från datorn erhålls dagbok och huvudbok samt balans- och resultaträkning. De sistnämnda omarbetas till enklare form i samband med kvartalsrapport och årsbokslut.

Kårutbildares arbetsuppgifter

• Att inspirera kårens medlemmar att gå kurser genom att informera och marknadsföra kurserna.
• Att utveckla utbildningsverksamheten i kåren genom att
  – bevaka att kursernas innehåll motsvarar Scouternas mål och   metoder.
  – delta i utbildningsträffar anordnade av distriktet.
  – inventera kårens utbildningsbehov minst en gång per år.
  – följa upp och utvärdera genomförda utbildningsinsatser.
• Att ansvara för planering av utbildningstillfällen för nästa verksamhetsår samt att redovisa utbildningsplanen i kårens verksamhetsplan.
• Att tillsammans med kårkassören lägga upp budget för utbildningsverksamheten.
• Att ansvara för redovisningen av föregående års utbildningsinsatser i verksamhetsberättelsen.
• Att informera om kårens kurser och andra arrangemang.
• Att registrera genomförda utbildningar i Scoutnet.

Tunbygruppens arbetsuppgifter

• Att ansvara för planering av inre och yttre underhåll på fastighet och tomt.
• Att informera styrelsen om kostnader för planerat underhåll.
•  Att tillsammans med andra kårfunktionärer och ledare genomföra årliga arbetsdagar.

Materialförvaltares arbetsuppgifter

• Att se till att kårens hajkmaterial och verktyg som används i scoutprogrammet underhålls.
• Att planera och utdela uppgifter till materialvårdsveckan.
• Att informera styrelsen angående kostnader för inköp och eventuella reparationskostnader för material/verktyg.

Släpvagnsansvarigs arbetsuppgifter

• Att kontrollbesikta kårens släpvagnar.
• Att byta däck på släpvagnarna.
• Att hålla släpvagnarna i körbart skick.

Bidragsansvarigs arbetsuppgifter

• Att informera alla ledare om bidragsveckan och hur den ska gå till.
• Att tillhandahålla material och listor som behövs för att ledarna ska kunna genomföra det möte som är underlag för bidragsansökan.
• Att vara ledarna behjälpliga under bidragsveckan.

Webmasters arbetsuppgifter

• Att hålla kårens hemsida och sociala medier uppdaterade med aktuell information.
• Att jobba för Att alla medlemmar över 15 år (från Utmanaråldern) får en egen S:t Olofs mailadress.
• Att ta emot och på begäran sammanställa anmälningarna som kommer in via hemsidan.
• Att lägga in information som någon av kårens medlemmar vill publicera på hemsidan.
• Att kritiskt granska den information som läggs upp på hemsidan.

Uthyrningsansvarigs arbetsuppgifter

• Att ansvara för bokningen av Tunby Scoutgård.
• Att uppdatera bokningslistan på kårens hemsida.

Medlemsregistrators arbetsuppgifter

• Att uppdatera Scoutnet med nya medlemmar och avregistrera de som vill avsluta sitt medlemskap i S:t Olofs scoutkår.
• Att hålla medlemsregister aktuellt.
• Att vara bidragsansvarig behjälpliga med listor till bidragsveckan.
• Att förse ledarna med aktuella listor vid utskickskvällen i augusti.
• Att meddela webmaster och nyckelansvarig, namn, telefonnummer och e-postadress för nya medlemmar över 15 år (Utmanarscout och uppåt) och de som avslutar sitt medlemskap.

Revisorns arbetsuppgifter

• Att inför den ekonomiska kårstämman kontrollera att föreningens ekonomi har skötts på ett korrekt sätt vilket bl a sker genom kontroll av styrelsens ekonomiska rapporter, bokföring och verifikationer för scoutkårens hela verksamhet och förvaltningen i övrigt.
• Att upprätta en revisionsberättelse och lägga fram ett förslag till beslut på KST om styrelsens ansvarsfrihet.

Nyckelansvarigs arbetsuppgifter

• Att fördela nycklar till aktiva ledare, minst 2 nycklar per avdelning.
• Att hålla nyckellistan uppdaterad.
• Att ta tillbaka nycklar från ej aktiva medlemmar.

Scoutvarors ombuds arbetsuppgifter

• Att beställa scoutskjortor och märken mm från Scoutshopen.
• Att inventera lager av scoutkläder och märken inför årsbokslut.
• Att uppdatera beställningsformulär.

Valberedningens arbetsuppgifter

• Att inför kårstämman ge förslag på personer till styrelse och kårfunktionärer.
• Att ge förslag på ordförande och sekreterare för kårstämman.

Arbetet ska påbörjas efter sommaren och vara klar i god tid före ordinarie kårstämman (mitten av oktober)

Valberedningen kan kopplas in om någon styrelsemedlem eller funktionär behöver ersättas under pågående verksamhetsår.